عنوان پست : رئیس دفتر
حوزه سازمانی : حوزه مدیرعامل
شماره پست : 2

شرح وظایف :
1)    برنامه ریزی و زمانبندی جلسات مدیرعامل با مراجعین درون سازمانی و برون سازمانی و تهیه گزارشات ضروری و یادآوری کلیه امور به مدیرعامل
2)    ارسال، دریافت، نگهداری و بایگانی کلیه نامه ها، گزارشات و پرونده های مربوط به حوزه مدیرعامل مطابق با سیستم نرم افزاری تدوین شده
3)    تعیین وقت ملاقات و دیدار مدیرعامل با ارباب رجوع و کارکنان و مسئولان شرکت
4)    پیگیری نامه ها و سایر مکاتبات توزیع شده بین دفاتر تابعه و افراد ذیربط
5)    برقراری ارتباط تلفنی و مبادله اطلاعات از طریق فاکس و ... برحسب نظر مدیرعامل
6)    ابلاغ دستورات صادره از سوی مدیرعامل به اشخاص و واحدهای ذیربط و پیگیری آنها
7)    تهیه و تنظیم گزارش وقایع مهم روزانه جهت ارائه به مدیرعامل
8)    آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به جلسات و سمینارها جهت مطالعه مدیرعامل قبل از شروع جلسات
9)    پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها
10)    تهیه پیش نویس برخی از نامه ها و گزارش ها و جداول مربوط برای ملاحظه مدیرعامل
11)    ابلاغ دستورات و نظرات مدیرعامل به واحدهای ذی ربط داخلی
12)    راهنمایی متقاضیان و مراجعه کنندگان یا در صورت لزوم انجام درخواست های آنان بدون ملا قات با مدیرعامل
13)    تهیه و تنظیم کارتابل مکاتبات و گزارشات لازم حسب امضاء یا صدور دستور مدیرعامل
14)    پیگیری دستورات ابلاغ شده از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه
15)    تنظیم دستور جلسات داخلی و ابلاغ مصو بات و تصمیمات جلسات به مبادی ذیر بط پس از تأیید مدیرعامل
16)    همکاری با معاونت اداری و مالی و مدیریت منابع در اجرای تشریفات، استقبال، استقرار و راهنمایی و پذیرایی از هیأت های میهمان
17)    همکاری با سایر معاونین و روسا جهت تهیه مدارک و اطلاعات لازم برای مذاکرات و بهره برداری در جلسات و کنفرانس ها
18)    جمع آوری و تهیه گزارشات، آمارها و اطلاعات لازم طبق دستور مدیرعامل
19)    انجام امور ترجمه مورد نیاز در مواقع ضروری و در حد توانایی و طبق دستور مدیرعامل
20)    نظارت بر انجام امور مربوط به نظافت و پاکیزگی اطاق ها و سالن های حوزه مدیرعامل
21)    تهیه و تنظیم درخواست مواد مصرفی جهت نیازمندی های دفتر مدیرعامل و پیگیری جهت تامین به موقع آنها
22)    انجام سایر امور ارجاعی مرتبط از سوی مقام مافوق.